Dropshipping – kto wystawia paragon?

Dropshipping rewolucjonizuje handel elektroniczny, umożliwiając sprzedaż bez bezpośredniego magazynowania produktów. Ale kto w tym modelu biznesowym odpowiada za wystawianie paragonów? Zagłębiamy się w kwestie prawne i praktyczne, by wyjaśnić, jak zarządzanie tym aspektem wpływa na transparentność i zaufanie klientów. Zapraszamy do lektury!

W dynamicznie rozwijającym się świecie e-commerce dropshipping stał się popularnym modelem działalności, który umożliwia przedsiębiorcom minimalizowanie kosztów operacyjnych przy jednoczesnym poszerzaniu oferty handlowej. W tym modelu sprzedawca funkcjonuje jako pośrednik między klientem a dostawcą, nie trzymając produktów na stanie. Choć to rozwiązanie oferuje szereg korzyści, wiąże się również z pewnymi wyzwaniami administracyjnymi, w tym z kwestią wystawiania paragonów. W modelu dropshippingu, gdzie sprzedawca i dostawca współpracują, aby zrealizować zamówienia, kluczowe staje się zrozumienie, kto dokładnie jest odpowiedzialny za dokumentację sprzedaży. Artykuł ten prowadzi nas przez analizę, jak ten proces jest zarządzany i dlaczego właściwe przypisanie odpowiedzialności za wystawianie paragonów ma kluczowe znaczenie dla zachowania zaufania klientów i spełnienia wymogów prawnych. Zainteresowany? Koniecznie czytaj dalej!

Na czym polega dropshipping?

Dropshipping to model biznesowy w handlu elektronicznym, który umożliwia sprzedawcom oferowanie produktów bez konieczności posiadania ich na stanie. W tym modelu sprzedawca pełni rolę pośrednika między klientem a dostawcą. Sprzedawcy utrzymują cyfrowy katalog produktów na swojej stronie internetowej lub platformie e-commerce, a gdy klient składa zamówienie, przekazują je dostawcy, który zajmuje się pakowaniem i wysyłaniem produktu bezpośrednio do klienta. Co istotne sprzedawca nie kontaktuje się fizycznie z produktem.

Sprzedawca jest odpowiedzialny za obsługę klienta, w tym: marketing, przyjmowanie zamówień, wsparcie posprzedażowe i rozwiązywanie problemów, stając się twarzą marki dla klientów. Ten model pozwala na znaczną redukcję kosztów operacyjnych, ponieważ eliminuje potrzebę inwestowania w magazynowanie, zarządzanie zapasami, czy logistykę. Dropshipping daje także elastyczność w oferowaniu produktów, umożliwiając sprzedawcom szybkie dostosowywanie swojej oferty do zmieniającego się rynku i preferencji konsumentów bez ryzyka związanego z niewypłacalnością towarów.

Dodatkowo dropshipping pozwala sprzedawcom łatwo docierać do klientów na całym świecie, gdyż dostawcy mogą wysyłać produkty bezpośrednio do międzynarodowych odbiorców. Model ten jest szczególnie popularny wśród przedsiębiorców rozpoczynających działalność e-commerce, ponieważ oferuje niski próg wejścia i możliwość skalowania biznesu bez dużych inwestycji początkowych. To sprawia, że dropshipping jest atrakcyjnym wyborem dla wielu, choć wymaga efektywnego zarządzania relacjami z dostawcami i klientami, aby odnieść sukces.

Kto wystawia paragony w dropshippingu?

Dropshipping to model biznesowy, który zmienił zasady gry w handlu elektronicznym. Pozwala przedsiębiorcom sprzedawać produkty bez potrzeby ich magazynowania. Sprzedawcy prezentują oferty na swoich platformach e-commerce, a gdy klient składa zamówienie, przekazują je bezpośrednio do dostawcy, który następnie wysyła produkt bezpośrednio do klienta.

Jednak w tym modelu pojawia się pytanie: kto jest odpowiedzialny za wystawianie paragonów klientom? Rozwiewamy wątpliwości poniżej.

Podstawy odpowiedzialności za paragony

W modelu dropshippingu zazwyczaj występują dwie główne role:

1. Sprzedawca – osoba lub firma, która oferuje produkty na swojej stronie internetowej lub platformie e-commerce, ale nie posiada ich fizycznie na stanie.
2. Dostawca – firma, która produkuje lub magazynuje produkty i wysyła je bezpośrednio do klienta na zlecenie sprzedawcy.

Rola sprzedawcy

W modelu dropshippingu sprzedawca, mimo że nie przechowuje fizycznie produktów, odgrywa kluczową rolę w procesie sprzedaży. To on jest pierwszym punktem kontaktu dla klienta, odpowiada za obsługę zamówień, marketing i wsparcie klienta. Z tych względów sprzedawca jest również zwykle odpowiedzialny za wystawianie paragonów. Paragon jest wydawany w imieniu sprzedawcy, nawet jeśli produkt jest wysyłany bezpośrednio przez dostawcę.

Obowiązki dostawcy

Chociaż dostawca zajmuje się wysyłką produktu, rzadko kiedy jest odpowiedzialny za wystawianie paragonów. Jego główna rola to zapewnienie, że zamówienia są realizowane i wysyłane na czas. Wystawianie dokumentów sprzedażowych, takich jak paragony czy faktury, pozostaje w gestii sprzedawcy, ponieważ to on bezpośrednio kontaktuje się z klientem końcowym i posiada wszystkie niezbędne dane do przeprowadzenia tej operacji.

Dlaczego to sprzedawca wystawia dowód zakupu?

W modelu dropshippingu sprzedawca powinien wystawiać paragony z kilku kluczowych powodów:

1. Odpowiedzialność prawna –  osoba lub firma, która sprzedaje produkty końcowemu użytkownikowi, jest prawnie odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów dotyczących sprzedaży, w tym za wystawianie paragonów. Sprzedawca jest tym, który zawiera umowę sprzedaży z klientem, nawet jeśli nie zajmuje się fizycznym przetwarzaniem produktu. Dlatego z punktu widzenia prawnego to na sprzedawcy spoczywa obowiązek dokumentowania transakcji.
2. Zarządzanie relacjami z klientami – sprzedawca jest głównym punktem kontaktu dla klientów i odpowiada za obsługę klienta, marketing i rozwiązywanie problemów. Wystawianie paragonów i innych dokumentów sprzedażowych jest częścią obsługi klienta. Dzięki temu sprzedawca może zapewnić spójne doświadczenie klienta, co jest istotne dla budowania zaufania i lojalności.
3. Kontrola nad marką – sprzedawca w modelu dropshippingu zwykle dba o to, by marka była widoczna i rozpoznawalna. Wystawiając paragony i inne dokumenty związane z transakcjami, sprzedawca może umacniać swoją tożsamość marki w umysłach klientów, co jest ważne dla długoterminowego sukcesu.
4. Zgodność z przepisami podatkowymi – wystawianie paragonów jest często wymagane przez przepisy podatkowe. Sprzedawcy muszą dokumentować sprzedaż w celu prawidłowego rozliczenia podatków. Gdyby dostawca miał wystawiać paragony, mogłoby to prowadzić do nieporozumień lub błędów w rozliczeniach podatkowych sprzedawcy.
5. Prostota logistyczna – gdyby dostawcy mieli obowiązek wystawiania paragonów, mogłoby to skomplikować proces logistyczny, ponieważ każdy dostawca mógłby mieć inne systemy i procesy. Centralizacja tej funkcji u sprzedawcy pozwala na większą kontrolę i upraszcza procesy zarządzania.

Dlaczego hurtownia nie wystawia paragonów dla klientów?

Jeszcze zanim zaczniesz sprzedawać w dropshippingu, musisz uświadomić sobie, że hurtownia jedynie wysyła paczki w Twoim imieniu. Jej rola kończy się na sprzedaży towaru Tobie (firmie prowadzącej sklep internetowy) i wysyłaniu go na wskazany adres (wprost do klienta).

To Ty pozostajesz sprzedawcą i odpowiadasz za wystawienie dokumentu sprzedaży swoim klientom. Transakcje zawierane między firmami są więc takie same, jak w przypadku prowadzenia e-sklepu w modelu tradycyjnym (z własnym magazynem) i obejmują:

1. Sklep internetowy kupuje produkt w hurtowni.
2. Klient kupuje towar w sklepie internetowym.

Paragony w dropshippingu są zazwyczaj zastępowane fakturą imienną dla klienta indywidualnego, którą przesyłasz drogą mailową.

Dlaczego paragonów nie dołącza hurtownia dropshippingowa? Powody są co najmniej dwa:

1. Pierwszym z nich jest fakt, że Twój klient kupuje w sklepie drożej niż Ty w hurtowni, a nie chciałbyś, żeby dostał paragon na niższą kwotę.
2. Drugim – prawnie to Ty jesteś sprzedawcą i nie ma powodu, by ktoś inny był odpowiedzialny za dostarczenie dokumentu sprzedaży.

WYSYŁANIE FAKTUR ZAMIAST PARAGONÓW JEST ZGODNE Z PRAWEM. INFORMACJĘ O ELEKTRONICZNEJ FORMIE DOSTARCZENIA WARTO ZAWRZEĆ W REGULAMINIE SKLEPU INTERNETOWEGO.

Praktyką stosowaną przez sprzedawców dropshippingowych, którzy ze względu na rodzaj oferowanych produktów zmuszeni są do posiadania ewidencji fiskalnej, jest wystawianie faktur imiennych do paragonu i wysyłanie ich klientowi drogą elektroniczną. W takim przypadku wydrukowany paragon wraz z kopią wystawionej faktury powinien zostać zarchiwizowany w Twojej dokumentacji. Możliwe jest także wysyłanie paragonu do klienta drogą pocztową – ze względu na generowanie dodatkowych kosztów nie jest to polecane rozwiązanie.

Dropshipping a podatek VAT

VAT w dropshippingu nie podlega dodatkowym regulacjom i naliczany jest na zasadach ogólnych. Sprzedawcy dropshippingowi mogą korzystać ze zwolnienia z płacenia podatku VAT. Wystarczy spełnić poniższe warunki:

• Obrót w skali roku nie może przekroczyć 200 000 zł.
• Nie sprzedajesz: produktów objętych akcyzą, metali szlachetnych, budynków bądź terenów budowlanych, nowych środków transportu.
• Nie oferujesz usług: jubilerskich, prawniczych, związanych z doradztwem.

Jeśli rozliczasz dropshipping, nie płacąc podatku VAT to:

• Faktury zakupu towaru uznajesz za koszt uzyskania przychodu i wpisujesz ich pełną wartość brutto.
• Do faktur sprzedaży (dla klientów sklepu internetowego) nie doliczasz podatku VAT.

Ewidencjonowanie dokumentów kupna i sprzedaży przez sprzedawców dropshippingowych płacących VAT obejmuje:

• Faktury zakupu (z hurtowni) stanowiące koszt – z prawem do odliczenia VAT-u.
• Faktury sprzedaży (wysyłane do kupujących) z doliczoną stawką VAT ustaloną dla danego towaru.

Dropshipping w Polsce

Z punktu widzenia przepisów, prowadzenie sprzedaży bez magazynu nie jest pośrednictwem. Nakłada na sprzedawcę takie same obowiązki, jak ma to miejsce w przypadku sklepu internetowego z własnym magazynem. Dropshipping w Polsce nie jest objęty specjalnymi regulacjami podatkowymi. Co więcej, nie możesz zapominać też o tym, że jako sprzedawca jesteś zobowiązany do przyjmowania zwrotów oraz reklamacji. Uzgadniając warunki współpracy z hurtownią dropshippingową zapytaj o możliwość dostarczania zwrotów do jej magazynu, bowiem pozwoli Ci to nie martwić się o przygotowanie miejsca na magazynowanie zwróconych towarów.

Kto wystawia paragony w dropshippingu? Podsumowanie

Podsumowując, model dropshippingu, mimo swojej elastyczności i globalnego zasięgu, wiąże się z konkretnymi wymaganiami dotyczącymi księgowości i obsługi płatności. W kontekście regulacji fiskalnych sprzedawcy muszą pamiętać o obowiązku ewidencji sprzedaży. Chociaż w przypadku sprzedaży opartej na dropshippingu nie ma bezpośredniego wymogu posiadania kasy fiskalnej, to ważne jest, aby na koniec każdego miesiąca przesłać odpowiednie pliki do systemu księgowego.

Płatności, zwłaszcza te realizowane gotówką, wymagają szczególnej uwagi, gdyż sprzedawca musi zapewnić, że wszystkie transakcje są prawidłowo zarejestrowane i odzwierciedlone w dokumentach księgowych. Zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami, sprzedawca ma także obowiązek dostarczyć paragon do klienta, co jest kluczowe zarówno dla zgodności prawnej, jak i dla zaufania nabywcy. Dane klienta należy starannie przechowywać i chronić, co umożliwia nie tylko prawidłową realizację zamówień, ale również budowanie długoterminowych relacji z klientami.

Zarządzanie asortymentem w modelu dropshippingowym, mimo że jest zdecentralizowane, także wymaga dokładnej koordynacji i monitorowania, aby zapewnić, że wszystkie operacje sprzedażowe są zgodne z przepisami i spełniają oczekiwania klientów. Dropshipping to wysoce efektywny model biznesowy, ale jego skuteczność zależy od prawidłowej implementacji procesów księgowych i administracyjnych.

Zrozumienie, kto i dlaczego wystawia paragony w dropshippingu, jest kluczowe dla efektywnego zarządzania biznesem e-commerce i utrzymania zadowolenia klientów.

W dropshippingu sprzedawca jest odpowiedzialny za wystawianie paragonów, ponieważ jest to element zarządzania relacjami z klientami, który jest kluczowy dla zachowania transparentności i zaufania. Dostawca natomiast skupia się na logistyce i zapewnieniu, że produkt trafia do klienta.